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As alterações da Lei de Sociedades Comerciais das Ilhas Virgens Britânicas de 2004 (Lei) que entraram em vigor em 1º de abril de 2016 exigem a apresentação obrigatória dos dados dos diretores perante o Oficial de Registro (Oficial de Registro) do Registro de Assuntos Societários das Ilhas Virgens Britânicas (Registro).
- Todas as Sociedades das Ilhas Virgens Britânicas são obrigadas a apresentar os dados de seus Diretores?
Sim. A obrigação de apresentar os dados dos Diretores se aplica a todas as sociedades das Ilhas Virgens Britânicas.
- Quando se deve proceder à apresentação dos dados dos Diretores?
No caso de sociedades registradas a partir de 1º de abril de 2016, os dados dos diretores iniciais devem ser apresentados ao Registro pelo agente registrado inicial no prazo de 21 dias a partir de sua nomeação. Aplicam-se disposições transitórias a todas as Sociedades constituídas, registradas ou mantidas nos termos da Lei até 31 de março de 2016 (para mais detalhes, v. abaixo). Em caso de alteração dos dados de um Diretor, deve ser efetuada uma apresentação subsequente no prazo de 30 dias a partir da ocorrência da alteração.
- Há uma taxa de apresentação dos dados de Diretores?
Sim. No caso de sociedades registradas a partir de 1º de abril de 2016, é devida uma taxa de $50 ao Registro quando da apresentação inicial dos Dados dos Diretores e de cada apresentação subsequente. No caso de sociedades existentes, não há taxa de Registro pela apresentação inicial se efetuada antes de 30 de setembro de 2016. Há uma taxa de Registro de $25 se a apresentação inicial for efetuada entre 1º de outubro de 2016 e 31 de março de 2017. Todas as apresentações posteriores efetuadas por sociedades existentes implicam uma taxa de $50. Além disso, a Harneys Fiduciary, na qualidade de Agente Registrado, cobra uma taxa de até $100 para efetuar a apresentação. As taxas com desconto se aplicam a todas as apresentações iniciais efetuadas por sociedades existentes, podendo aplicar-se outras disposições específicas ao cliente ou sociedade. Para mais detalhes, consulte seu contato habitual na Harneys Fiduciary.
- Os dados de Diretores apresentados são disponibilizados ao público?
Não, os dados apresentados não são disponibilizados ao público salvo se a Sociedade assim optar. A Lei prevê que o Oficial de Registro não pode disponibilizar os dados dos Diretores a ninguém exceto em circunstâncias limitadas (para mais detalhes sobre essas exceções, v. abaixo).
- Quem pode requerer a apresentação dos dados dos Diretores?
Somente o Agente Registrado da Sociedade pode requerer a apresentação. A apresentação é feita por meio da plataforma de apresentação eletrônica VIRRGIN da Comissão de Serviços Financeiros (FSC).
- Qual é a diferença entre os dados dos Diretores e o Livro de Registro de Diretores?
Embora a Lei se refira, em diversos pontos, à exigência de que a sociedade apresente seu Livro de Registro de Diretores, na prática a plataforma de apresentação eletrônica VIRRGIN do Registro exige somente a apresentação de certas informações sobre os Diretores (isto é, dos dados que a Lei exige que sejam incluídos no Livro de Registro), e não de cópia do próprio Livro de Registro de Diretores. Muitas sociedades incluem informações adicionais em seu Livro de Registro de Diretores, tais como Notas fornecendo mais detalhes sobre circunstâncias específicas. Tais informações não são apresentadas no Registro.
- Que dados dos Diretores devem ser apresentados?
As alterações da Lei prescrevem certas informações mínimas adicionais que devem ser mantidas no Livro de Registro de Diretores de toda Sociedade das Ilhas Virgens Britânicas. As informações mínimas atualmente prescritas são as informações que devem ser apresentadas no Registro como dados dos Diretores da Sociedade.
Antes de 1º de abril de 2016, as únicas informações que o Livro de Registro de Diretores da Sociedade deveria incluir eram:
- o nome e endereço de cada diretor; e
- a data em que cada diretor foi nomeado e a data em que deixou de atuar;
A partir de 1º de abril de 2016, a data de nomeação e a data de cessação das atividades continuam, evidentemente, a ser exigidas; porém, passou a ser obrigatória a inclusão das seguintes informações adicionais sobre cada diretor:
Em caso de diretor pessoa física:
- nome completo (subdividido em prenomes, nomes do meio e sobrenomes);
- nome anterior, se houver, salvo se o nome anterior houver sido alterado mediante escritura declaratória ou outro meio legal ou estiver em desuso há mais de 10 anos;
- endereço para envio de documentos;
- endereço residencial habitual, salvo se idêntico ao endereço para envio de documentos da pessoa;
- data e país de nascimento; e
- nacionalidade.
Em caso de diretor pessoa jurídica:
- denominação completa;
- número da sociedade ou do registro, se houver;
- endereço da sede ou principal estabelecimento; e
- data e local de constituição ou registro.
Essas exigências se aplicam a todas as sociedades a partir de 1º de abril de 2016. Não há disposições transitórias referentes a essa obrigação. Embora a omissão, por parte de uma sociedade existente, da atualização de seu Livro de Registro de Diretores para inclusão das informações adicionais até 31 de março de 2016 constitua crime nos termos do artigo 96(4) da Lei (sujeito a uma pena de multa no valor de $10.000), acreditamos que as autoridades competentes não tomarão medidas em função dessa violação, desde que a sociedade cumpra as exigências de apresentação dos dados dos Diretores até 31 de março de 2017.
- O Livro de Registro de Diretores de uma sociedade existente deve ser alterado de forma a incluir os dados adicionais de Diretores prescritos pela Lei?
Sim. A Lei prescreve as informações adicionais a ser incluídas no Livro de Registro de Diretores de todas as sociedades, devendo o Livro de Registro de Diretores ser atualizado para inclusão das informações adicionais.
- O Agente Registrado precisa ser autorizado para requerer a apresentação de dados de Diretores?
O Agente Registrado pode requerer a apresentação dos dados dos diretores iniciais no prazo de 30 dias a partir de sua nomeação sem necessidade de autorização adicional. As apresentações de alterações subsequentes nos dados dos Diretores e as apresentações iniciais de sociedades existentes dependem de autorização da Sociedade. Recomendamos que, sempre que possível, por razões de boas práticas, quaisquer deliberações dos diretores ou dos sócios que impliquem alterações no Livro de Registro de Diretores autorizem expressamente o Agente Registrado a requerer as apresentações obrigatórias no Registro.
- Que disposições transitórias se aplicam às sociedades existentes?
Aplicam-se disposições transitórias a todas as sociedades registradas no Registro em 31 de março de 2016. Tais sociedades devem apresentar os dados de seu livro de registro de diretores até 31 de março de 2017. A sociedade existente pode optar por promover a apresentação inicial dos dados de seus Diretores a qualquer momento até 31 de março de 2017 (embora seja cobrada, conforme observado anteriormente, uma taxa extra em caso de apresentação efetuada após 30 de setembro de 2016). Depois de promover sua apresentação inicial, a sociedade existente deve efetuar uma apresentação subsequente no prazo de 30 dias a partir de qualquer alteração nos dados de seus Diretores. Aplica-se uma taxa de Registro de $50 a cada apresentação subsequente, bem como uma taxa de apresentação da Harneys Fiduciary.
- Quais são as consequências caso uma sociedade existente deixe de apresentar seus dados de Diretores iniciais até 31 de março de 2017?
Caso uma sociedade existente deixe de apresentar seus Dados de Diretores até 31 de março de 2017, aplicam-se as seguintes penalidades:
| Data da Apresentação Inicial |
Penalidade Aplicável |
| 1º de abril de 2017 a 30 de abril de 2017 |
$400 |
| 1º de maio de 2017 a 31 de julho de 2017 |
$900 |
| 1º de agosto de 2017 a 31 de outubro de 2017 |
$1.650 |
| A partir de 1º de novembro de 2017 |
$1.650 mais $1.000 por mês completo ou parcial decorrido desde 1º de novembro de 2017 |
Há informações de que o Registro tem sinalizado que as penalidades aplicáveis são de natureza não cumulativa, resultando, portanto, em valores inferiores aos indicados acima.
- Depois que uma sociedade existente apresentar seus dados de Diretores iniciais, o que acontece se esses dados forem alterados, como, por exemplo, no caso de nomeação de um novo diretor ou alteração de seu endereço residencial?
Qualquer alteração dos dados dos Diretores deve ser apresentada no prazo de 30 dias a partir da ocorrência da alteração. A falta de apresentação no prazo de 30 dias implica automaticamente uma penalidade de $100. O Registro já enfatizou, a título de orientação, que o prazo de 30 dias se aplica a partir da data em que a alteração ocorrer, e não da data de notificação da Sociedade ou do agente registrado. Portanto, é importante que as sociedades assegurem que seus diretores as notifiquem de qualquer alteração em seus dados e notifiquem imediatamente seu agente registrado de quaisquer alterações.
- A obrigação de apresentar os dados dos Diretores se aplica às sociedades baixadas do Registro?
Depende de quando a sociedade foi baixada. A Sociedade baixada do Registro antes de 1º de abril de 2016 não é obrigada a apresentar os dados de seus Diretores. Porém, caso deseje em algum momento requerer o restabelecimento de seu Registro, essa sociedade será obrigada a efetuar a apresentação, com efeito a partir da data de restabelecimento.
A sociedade baixada a partir de 1º de abril de 2016 é obrigada a efetuar a apresentação inicial de seu livro de registro de diretores. Isso se aplica até mesmo às sociedades baixadas entre 1º de abril de 2016 e 31 de março de 2017, incluindo as sociedades baixadas em 1º de maio de 2016 por falta de pagamento das Taxas de Licenciamento Governamental de 2015 com vencimento em 30 de novembro de 2015 e as sociedades a ser baixadas em 1º de novembro de 2016 por falta de pagamento das Taxas de Licenciamento Governamental com vencimento em 31 de maio de 2016. A sociedade não poderá efetuar a apresentação se estiver baixada, embora tenhamos protocolado declarações perante o Registro para tanto.
- O que acontece quando uma sociedade é restabelecida no Registro sem ter apresentado anteriormente o livro de registro de diretores?
Se a sociedade tiver sido baixada antes de 1º de abril de 2016, ela pode ser restabelecida da forma regular, mas ficará obrigada, além disso, a efetuar apresentação inicial de seu livro de registro de diretores na data de seu restabelecimento.
A sociedade baixada a partir de 1º de abril de 2016 deveria ter efetuado a apresentação de seu livro de registro de diretores inicial ainda que tenha sido baixada antes do fim do prazo para apresentação inicial, isto é, 31 de março de 2017. Se essa sociedade for restabelecida antes de 31 de março de 2017, ela poderá fazê-lo e efetuar a apresentação inicial como se nunca houvesse sido baixada. Se, porém, a sociedade requerer seu restabelecimento depois de 31 de março de 2017, ela incorrerá em violação da obrigação de apresentação inicial e ficará obrigada a pagar as penalidades resultantes. Essas penalidades podem ser bastante significativas, uma vez que não há limite máximo em caso de falta de apresentação.
- O que acontece em caso de opção pela publicidade dos dados dos Diretores?
Se a sociedade selecionar essa opção, todos os dados de Diretores ficarão disponíveis para qualquer pessoa que realizar uma busca nos arquivos da sociedade no Registro. Isso inclui informações pessoais confidenciais, tais como o local e data de nascimento e o endereço residencial dos diretores pessoas físicas. Atualmente, a busca nos arquivos da Sociedade no Registro somente pode ser realizada pessoalmente ou por meio de uma conta eletrônica em nome de um provedor de serviços aprovado. Não há acesso online disponível ao público em geral.
- Como as obrigações de apresentação inicial do Registro de Diretores se aplicam às sociedades em liquidação?
A Cláusula 118B (10) (c) da Lei não descreve sobre a exigência de apresentar informações sobre o Diretor para sociedades existentes e em liquidação como o faz para sociedades que estão excluídas dos Registros Comerciais e não reativadas. No entanto, na prática, o Registro Comercial deverá emitir um certificado de dissolução para as sociedades existentes e em liquidação que não tenham apresentado as informações dos diretores. Caso alguma sociedade permaneça em liquidação após 31 de março de 2017, então, terá de apresentar as informações dos diretores a fim de ser emitido o certificado de dissolução.
- E no caso de uma sociedade que continue existindo fora da jurisdição antes do fim do prazo de apresentação inicial?
Depende do momento a partir do qual a sociedade continuou a existir fora da jurisdição. Se a sociedade continuou existindo como sociedade constituída segundo as leis de uma jurisdição fora das Ilhas Virgens Britânicas e o Oficial de Registro houver emitido um certificado de descontinuação da sociedade antes de 31 de março de 2016, ela não é obrigada a apresentar os dados de seu livro de registro de diretores. Se a sociedade continuar existindo após essa data, a apresentação é obrigatória.
- Qual é o impacto para as sociedades que já apresentaram seu Livro de Registro de Diretores perante o Registro nos termos do artigo 231 da Lei?
Algumas sociedades optaram anteriormente por apresentar uma cópia de seus livros de registro de diretores perante o Oficial de Registro nos termos do artigo 231 da Lei. Esses livros de registro foram então disponibilizados para consulta pública. É altamente improvável que essas cópias dos livros de registro contenham todos os dados cuja inclusão no Livro de Registro de Diretores seja exigida atualmente. Portanto, essas sociedades são agora obrigadas a apresentar os dados de Diretores adicionais até 31 de março de 2017. O artigo 231 da Lei foi revogado agora, e, por isso, a obrigação de manter a cópia do livro de registro anteriormente apresentada nos termos do artigo 231 atualizada em caso de alterações ocorridas entre 1º de abril de 2016 e a data em que a sociedade efetuar a apresentação inicial dos dados dos Diretores nos termos do artigo 118B deixou de existir.
- Por que essas alterações foram introduzidas?
As alterações foram introduzidas para assegurar a continuidade da observância integral das exigências regulatórias e de transparência internacionais pelas Ilhas Virgens Britânicas. Para permanecer como uma jurisdição financeira bem-sucedida, as Ilhas Virgens Britânicas devem cumprir e exceder as exigências impostas por órgãos como o Grupo de Ação Financeira Internacional e suas iniciativas sobre Financiamento do Terrorismo e Normas Internacionais de Combate à Lavagem de Dinheiro.
- A Lei dispõe que, quando os arquivos não são públicos, o Oficial de Registro pode compartilhar os dados dos Diretores mediante Ordem Judicial ou solicitação de autoridade competente. O que isso significa na prática?
O Oficial de Registro somente compartilha os dados dos Diretores mediante Ordem Judicial ou solicitação das autoridades de segurança pública e autoridades fiscais das Ilhas Virgens Britânicas. Em geral, tais informações são solicitadas para impedir e detectar lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo, financiamento da proliferação de armas de destruição em massa e outros crimes graves e crime organizado. Os dados dos Diretores não são disponibilizados a terceiros que não tenham interesse legítimo.
- Em que hipóteses o Oficial de Registro pode compartilhar informações sobre a sociedade em seu poder?
Se a sociedade não optou pela publicidade de seus arquivos, o Oficial de Registro somente pode compartilhar informações sobre a sociedade: (i) com a própria sociedade, com seu agente registrado e com qualquer pessoa autorizada por escrito pela sociedade; e (ii) com qualquer outra pessoa autorizada pelo Tribunal Superior ou mediante solicitação por escrito da autoridade competente no exercício de seus poderes de autoridade regulatória do setor de serviços financeiros, administrador fiscal ou órgão de segurança pública ou para fins de tratamento de matérias de sua competência em virtude de lei (inclusive em razão de suas obrigações decorrentes de pedidos de assistência jurídica mútua recebidos ou efetuados por ela, como, p. ex., nos termos da Lei de Conformidade Tributária de Contas Estrangeira (FATCA)).
- E quanto às sociedades estrangeiras registradas nos termos da Parte XI da Lei de Sociedades Comerciais das Ilhas Virgens Britânicas?
Os dispositivos da Lei que exigem que as sociedades estrangeiras registradas nos termos da Parte XI da Lei apresentem os dados de seus diretores no Registro não foram alterados e permanecem em vigor. O artigo 186 da Lei exige a apresentação do nome completo, endereço e nacionalidade de cada um dos diretores. Isso não significa que não exista uma ligeira discrepância entre a quantidade de informações detidas pelo Registro sobre diretores de sociedades estrangeiras registradas nos termos da Lei e sobre diretores de sociedades das Ilhas Virgens Britânicas.
- Como atual diretor de uma sociedade já existente, o que posso fazer se preferir que meus dados pessoais não sejam apresentados à Junta Comercial?
A exigência de acordo com as disposições transitórias para sociedades existentes é arquivar os dados somente daqueles diretores que estão no cargo na data a apresentação inicial é realizada. A apresentação inicial pode ser a qualquer momento até 31 de março de 2017. Um diretor que renuncia como diretor de sociedade existente antes da data da apresentação inicial, não terá qualquer de suas informações apresentadas à Junta Comercial em relação à essa sociedade já existente.
Agora é um bom momento para revisar a composição da diretoria da sociedade existente e garantir que está devidamente constituída e continua a atingir todos os objetivos. Harneys Fiduciary oferece serviços de diretoria profissionais aos seus clientes (sujeito procedimentos rigorosos e formais de diligência para aceitação do cliente). Para mais detalhes, clique aqui ou entre em contato com Tatenda Gotosa.
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